Das Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA) ist in Kraft. Ab Januar 2010 übermitteln Arbeitgeber die Entgeltdaten ihrer Beschäftigten an eine zentrale Speicherstelle bei der Deutschen Rentenversicherung Bund. Die Identität der Verfahrensteilnehmer soll vor der Speicherung anonymisiert werden. Gespeicherte personenbezogene Daten sollen ohne Zustimmung durch den Verfahrensteilnehmer weder einer Person zugeordnet noch sonst in irgendeiner Form genutzt werden können.

Die Regelung erfasst alle Arbeitgeber und die bei ihnen beschäftigten Arbeitnehmer. Auch die Werkstattbeschäftigten werden erfasst, obwohl sie nicht ausdrücklich im Gesetzestext erwähnt werden. Denn für Werkstattbeschäftigte besteht Versicherungspflicht gemäß § 1 Satz 1 Nr. 2 SGB VI. Voraussetzung ist die Aufnahme und Eingliederung in eine der genannten Einrichtungen nach § 137 SGB IX. Wo oder wie der behinderte Mensch in der Werkstatt beschäftigt wird, ist für den Eintritt der Versicherungspflicht belanglos.

Das benötigte Software-Modul wird den Werkstätten in der Regel von ihrem Software-Dienstleister angeboten. Hier gilt es, den Wartungsvertrag zu prüfen: Gesetzliche Regelungen, wie das ELENA-Verfahren, sollten kostenfrei sein.

Warum ELENA?

Rund drei Millionen Arbeitgeber stellen Jahr für Jahr etwa 60 Millionen Bescheinigungen in Papierform aus. Diese Nachweise benötigen ihre Beschäftigten, um gegenüber öffentlichen Stellen die Voraussetzungen für den Bezug einer bestimmten Leistung nachweisen zu können. So ermittelt beispielsweise die Arbeitsverwaltung auf der Grundlage der vom Arbeitgeber ausgestellten Arbeitsbescheinigung den Anspruch auf Arbeitslosengeld. Zwischen der elektronischen Personalverwaltung des Arbeitgebers und der elektronischen Sachbearbeitung in den Behörden klafft eine Lücke, die weiterhin durch den traditionellen Informationsträger Papier überbrückt wird. Dieser Medienbruch soll durch das ELENA-Verfahren beseitigt werden.

Nach Schätzungen entlastet die Einführung des ELENA-Verfahrens die Unternehmen in der Bundesrepublik jährlich um rund 85 Millionen Euro. Diese Summe wird durch die Reduzierung von Papier-Bescheinigungen für Sozialleistungen eingespart. Die Arbeitsagenturen und weitere Behörden profitieren durch die durchgängige Verarbeitung von elektronischen Daten und werden von Papieranträgen befreit.

Das Verfahren:

Die Arbeitgeber übermitteln jeden Monat einen gesetzlich festgelegten Datensatz an eine speichernde Stelle. Bei dieser Stelle werden die Daten in verschlüsselter Form gespeichert. Dieser Datensatz enthält die notwendigen Angaben für die jeweilige Leistungsberechnung. Nur wenn der Bürger seine Daten freigibt, sollen diese entschlüsselt und abgerufen werden können.

Datenschutz:

Für das ELENA-Verfahren gelten die Bestimmungen zum Sozialdatenschutz des Zehnten Buches des Sozialgesetzbuches und weitere im Gesetz festgelegte Schutzrechte. Die Daten in der Zentralen Speicherstelle werden nach der Übermittlung durch den Arbeitgeber geprüft, „zweifach verschlüsselt“ und danach gespeichert. Eine Entschlüsselung soll nur im Rahmen eines konkreten, durch den Teilnehmer (Bürger) legitimierten Abrufs möglich sein. Ein direkter Zugriff auf die Datenbank soll weder für interne Mitarbeiter noch für Außenstehende möglich sein, die Speicherung der Daten und deren Verschlüsselung liegt in unterschiedlichen Verantwortlichkeiten. Ein weiterer Vorteil des ELENA-Verfahrens ist darin zu sehen, dass zukünftig der Arbeitgeber keine Kenntnis darüber erlangt, ob sein Arbeitnehmer einen Antrag auf eine Sozialleistung stellt.

Zeitrahmen:

Der Aufbau der Infrastruktur soll im Jahre 2009 abgeschlossen sein, so dass die Arbeitgeber ab 01.01.2010 Meldungen für die Arbeitnehmer übermitteln können. Ab dem 01.01.2012 wird das ELENA-Verfahren dann in der Praxis angewendet werden. Gleichzeitig soll bis zum Jahre 2015 geprüft werden, ob alle Bescheinigungen des Sozialrechts in das Verfahren eingebunden werden können.

Vorteile:

Die Bürger sollen durch schnellere und diskretere Abwicklung von Sozialleistungsverfahren profitieren. Die Arbeitgeber werden von mehr als 85 Mio. Euro Bürokratiekosten entlastet. Die Sozialbehörden können Anträge durchgängig elektronisch bearbeiten und Übertragungsfehler vermeiden. Durch Innovation in der Kommunikationstechnik infolge der der qualifizierten elektronischen Signatur gewinnen Dienstleistungswirtschaft wie Verbraucher neue Anwendungsfelder in der elektronischen Kommunikation.