Herbert Waldenberger

Seit Jahresbeginn 2004 sind neue Vorschriften zu beachten

Durch Artikel 5 und 6 des Zweiten Gesetzes zur Änderung steuerlicher Vorschriften vom 15.12.2003 (Steueränderungsgesetz 2003), BGBl. I S. 2645 wurden die Bestimmungen der Richtlinie 2001/115/EG des Rates vom 20. Dezember 2001 zur Änderung der Richtlinie 77/388/EWG mit dem Ziel der Vereinfachung, Modernisierung und Harmonisierung der mehrwertsteuerlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung (Rechnungsrichtlinie, ABl. EG 2002 Nr. L 15 S. 24) in nationales Recht umgesetzt und die damit in Zusammenhang stehende Vorschrift für den Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG) neu gefaßt. Die Änderungen traten am 1. Januar 2004 in Kraft. Für Rechnungen, die nach dem 31. Dezember 2003 und vor dem 1. Juli 2004 ausgestellt werden, ist eine Übergangsregelung geschaffen worden.

Bis Ende des vergangenen Jahres war ein Unternehmer nur verpflichtet, für Lieferungen oder sonstige Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person eine Rechnung auszustellen, wenn der Leistungsempfänger dies verlangte. Ab diesem Jahr ist ein Unternehmer nunmehr grundsätzlich verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, soweit er den Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, auch wenn diese nicht Unternehmer ist, ausführt (§ 14 Abs. 2 UStG).

Nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz muß eine Rechnung folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 (Anm.: Vereinnahmung des Entgelts für eine noch nicht ausgeführte Leistung), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist und
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, daß für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Zu den Rechnungsangaben gibt die Umsatzsteuerdurchführungsverordnung in § 31 folgende Erläuterungen:

1. Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die nach § 14 Abs. 4 des Gesetzes geforderten Angaben insgesamt ergeben. In einem dieser Dokumente sind das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag jeweils zusammengefaßt anzugeben und alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die übrigen Angaben nach § 14 Abs. 4 des Gesetzes ergeben. Die Angaben müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein.
2. Den Anforderungen des § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 des Gesetzes ist genügt, wenn sich auf Grund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen.
3. Für die in § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 und 5 des Gesetzes vorgeschriebenen Angaben können Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen oder Symbole verwendet werden, wenn ihre Bedeutung in der Rechnung oder in anderen Unterlagen eindeutig festgelegt ist. Die erforderlichen anderen Unterlagen müssen sowohl beim Aussteller als auch beim Empfänger der Rechnung vorhanden sein.
4. Als Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 des Gesetzes) kann der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird.
5. Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn
   1. sie nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4 des Gesetzes enthält oder
   2. Angaben in der Rechnung unzutreffend sind.
      
      Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, übermittelt werden. Es gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 des Gesetzes.

§ 32 UStDV lautet: Wird in einer Rechnung über Lieferungen oder sonstige Leistungen, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, der Steuerbetrag durch Maschinen automatisch ermittelt und durch diese in der Rechnung angegeben, ist der Ausweis des Steuerbetrages in einer Summe zulässig, wenn für die einzelnen Posten der Rechnung der Steuersatz angegeben wird.

Vereinfachte Regeln gibt es, laut § 33 UStDV für Rechnungen über Kleinbeträge:
Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 100 Euro nicht übersteigt, muß mindestens folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. das Ausstellungsdatum,
3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, daß für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Bei Rechnungen, die vor dem 1. Juli 2004 ausgestellt werden, wird es nicht beanstandet, wenn diese nicht alle sich aus § 14 Abs. 4 UStG und § 33 UStDV ergebenden Angaben enthält. Für diesen Zeitraum müssen die Rechnungen mindestens folgende Angaben enthalten:

• der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers,
• der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers,
• die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung,
• der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung,
• das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung,
• der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag, der gesondert auszuweisen ist, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Eine ordnungsgemäße Rechnung muß demnach wie folgt abgeschlossen werden:

Beispiel:	Nettobetrag (Entgelt)	1.000,00 €
	+ 7 % Umsatzsteuer	70,00 €
	Rechnungsbetrag (Preis)	1.070,00 €

Rechnungen über Kleinbeträge müssen in der Übergangszeit mindestens folgende Angaben enthalten:

• den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers,
• die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung,
• das Entgelt und den Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe,
• den Steuersatz.

Beispiel:	Rechnungsbetrag (Preis):	100,00 €
	mit dem Vermerk: Im Preis sind 16 % Umsatzsteuer enthalten.

Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Auch ein Vertrag kann als Rechnung angesehen werden. Rechnungen sind auf Papier oder, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers, auf elektronischem Weg zu übermitteln.

Aus Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Vorschriften entsprechen, kann der Vorsteuerabzug nicht geltend gemacht werden.

In der Werkstatt für behinderte Menschen sollte man - wie auch in jedem anderen Unternehmen - zur Vermeidung finanzieller Nachteile darauf achten, daß eingehende Rechnungen daraufhin überprüft werden, daß sie alle erforderlichen Angaben für den Vorsteuerabzug enthalten. Probleme ergeben sich manchmal in der Praxis vor allem bei Kassenbelegen, die Mitarbeiter vorlegen, um verauslagte Kosten von der Werkstatt ersetzt zu bekommen. Es ist deshalb erforderlich, alle Mitarbeiter, die in Kostenvorlage treten, auf die Beachtung des zutreffenden Umsatzsteuerausweises hinzuweisen. Allerdings kann auch das Fehlen eines Steuerausweises gerechtfertigt sein, sofern der Aussteller einer Rechnung so genannter Kleinunternehmer und insoweit von der Umsatzsteuer befreit ist (§ 19 UStG).

Wenn Rechnungen vorgelegt werden, die den gesetzlichen Anforderungen nicht entsprechen, sollte man den Rechnungsaussteller anhalten, die erforderlichen Korrekturen vorzunehmen und ihm mitteilen, daß man die unkorrekte Rechnung als nicht existent betrachtet. Auf keinen Fall jedoch darf der Empfänger der Rechnung die Berichtigung selbst vornehmen.

In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, daß nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 16. April 1997 (XI R 63/93) die Ausübung des Rechts auf Vorsteuerabzug den Besitz der Originalrechnung voraussetzt. Bei Zahlungen mit Kreditkarte oder Scheckkarte sieht die Finanzverwaltung den an den Kunden ausgehändigten Beleg mit dem Vermerk "Kopie" als Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 4 UStG an.

Die Vorsteuer kann, wie bereits dargelegt, nicht abgezogen werden, wenn die Rechnung eine andere Anschrift trägt als die der WfbM oder wenn der Name und die Anschrift der WfbM fehlen. Eine Ausnahme hiervon ist u. a. zulässig bei Frachtrechnungen für unfrei zugestellte Sendungen, die in der Regel als Adressaten die Anschrift des Lieferanten tragen (§ 40 UStDV).

Der Vorsteuerabzug wird versagt, wenn auf der Rechnung etwas anderes steht als das, was tatsächlich geleistet wurde.

Wichtig ist für den Vorsteuerabzug, daß immer nur die tatsächlich ausgewiesene Vorsteuer abgezogen werden kann. Korrekturen falsch berechneter Umsatzsteuer durch den Empfänger der Rechnung sind nicht gestattet. Ergänzungen bzw. Berichtigungen einer Rechnung können immer nur von demjenigen vorgenommen werden, der die Rechnung erteilt hat. Vom Rechnungsempfänger vorgenommene Ergänzungen oder Änderungen bleiben ohne rechtliche Wirkung und gelten als nicht geschrieben. Das gilt auch, wenn sie im Beisein des Rechnungsausstellers gemacht werden. Etwas anderes gilt nur dann, wenn sich der Rechnungsaussteller die vorgenommenen Änderungen zu eigen macht und dies aus dem Abrechnungspapier oder aus anderen Unterlagen hervorgeht, auf die im Abrechnungspapier hingewiesen ist. Die Rechnungsberichtigung ist nicht nur hinsichtlich des Steuerausweises, sondern auch hinsichtlich aller übrigen Merkmale möglich. Fehlen beispielsweise in der Rechnung die Angaben über Menge der gelieferten Gegenstände und/oder der Tag der Lieferung, so kann der Abrechnungsempfänger diese Merkmale anhand sonstiger Geschäftsunterlagen (Lieferscheine usw.) ergänzen bzw. nachweisen. Aufgrund der eindeutigen Gesetzeslage sollten Rechnungsänderungen nur dann vorgenommen werden, wenn gleichzeitig der Rechnungsaussteller darüber schriftlich informiert wird.

Die gesetzlichen Vorschriften sind auch zu beachten, wenn Rechnungen durch Datenfernübertragung übermittelt werden. Bei Rechnungen, die auf Faxgeräten mit thermosensitivem Papier eingehen, sollte sofort nach Eingang eine Kopie auf Normalpapier gefertigt werden, damit die Lesbarkeit bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist. Die Kopie muß fest mit der Telefaxrechnung verbunden werden (OFD Hannover, Verfügung vom 14.1.1999, S 7280-102-StH 542).

Falls Rechnungen auf elektronischem Weg übermittelt werden, sind § 14 Abs. 3 und 4 UStG zu beachten:

Absatz 3 lautet: Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein durch

1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das durch Artikel 2 des Gesetzes vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, oder
2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. EG Nr. L 338 S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten, uns zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung auf Papier oder unter den Voraussetzungen der Nummer 1 auf elektronischem Weg übermittelt wird.

Als elektronische Abrechnungen kommen insbesondere Rechnungen bzw. Gutschriften in Betracht, die über das Internet (E-Mail) oder durch Übersendung von maschinell lesbaren Datenträgern (Magnetband, Diskette, CD-ROM) übermittelt werden. Werkstätten, die die elektronische Abrechnung, sei es als Rechnungsaussteller oder als Rechnungsempfänger, anwenden wollen, sollten sich, wegen der damit verbundenen Auflagen (wie beispielsweise Signatur, Speicherung, Konvertierung in unternehmenseigenes Format, Anwendung von Kryptographietechniken, Archivierung), eingehend mit dem Signaturgesetz befassen.

Die Teilnahme am elektronischen Abrechnungsverfahren setzt die Registrierung durch einen Zertifizierungsdienstanbieter voraus. Ein aktuelles Verzeichnis der Zertifizierungsstellen ist bei der Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post, Tulpenfeld 4, 53113 Bonn, erhältlich (www.regtp.de ).

Wenn eine elektronische Abrechnung erstellt ist darf nicht parallel noch eine Ausfertigung in Papierform erstellt werden, da ein Unternehmer nicht für denselben Umsatz zwei Rechnungen erstellen darf.

Die UStDV regelt für einige Geschäftsvorfälle Erleichterungen für die Rechnungsausstellung. So muß beispielsweise bei Bewirtungsrechnungen, die den Grenzbetrag von 100 € nicht überschreiten, der Name des Leistungsempfängers nicht genannt sein. Im Übrigen reicht es in diesen Fällen, wenn auf der Rechnung vermerkt ist: "Speisen und Getränke"; eine Aufzählung der einzelnen Gerichte oder Getränke ist nicht erforderlich (bei Überschreiten des Grenzbetrags ist allerdings eine detaillierte Aufzählung der Speisen und Getränke zwingend vorgeschrieben). Die Rechnung muß maschinell erstellt sein.

Für Fahrausweise im Linienverkehr und für den Reisegepäckverkehr gilt nach § 34 UStDV die Regelung, daß beim Personenverkehr im Inland mindestens angegeben werden müssen:

1. der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Beförderungsleistung ausführt,
2. das Ausstellungsdatum,
3. das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe,
4. der anzuwendende Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht dem ermäßigten Steuersatz nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 des Gesetzes unterliegt (Anm.: Beförderung innerhalb einer Gemeinde, bzw. bis zu einer Entfernung von 50 km).

Für die Eisenbahnen gilt noch eine weitere Erleichterung: Anstelle des Steuersatzes können diese im Inlandsverkehr auch die Tarifentfernung angeben. Aus ihr kann auf den angewendeten Steuersatz geschlossen werden. Dieser beträgt für Entfernungen bis 50 km oder innerhalb einer Gemeinde 7 %, für Entfernungen über 50 km 16 %.

Enthalten gemeinsame Fahrausweise für Beförderungsleistungen durch mehrere in einem Verkehrs- und Tarifverbund zusammengeschlossene Unternehmer keine Angaben über den Steuersatz und die Entfernung, so ist für die Berechnung der abziehbaren Vorsteuerbeträge der ermäßigte Steuersatz zu Grunde zu legen.

Die Erleichterungen gelten ausdrücklich nicht für Taxis oder Mietwagen. Fahrpreiszuschläge werden behandelt wie die Fahrkosten, zu denen sie ausgestellt werden. Hierzu zählen beispielsweise IC-Zuschlag, Platzkarten, Umwegkarten.

Nach einer Verfügung der OFD München vom 26. September 2000 wird Vorsteuer auf Fahrkarten, Flugtickets usw. nur gewährt, wenn die Originaltickets in der Buchhaltung vorgewiesen werden. Die ersatzweise Rechnung eines Reisebüros wird nicht anerkannt. Mit Schreiben vom 28. Februar 2001 (IV B 7 - S 73000 - 8/01) hat der Bundesfinanzminister hierzu verfügt, daß auch der Vorsteuerabzug aus Reisebürorechnungen möglich ist, wenn die abgerechneten Fahrausweise oder Flugtickets so gestaltet werden, daß sie nicht für den Vorsteuerabzug verwendet werden können, beispielsweise durch einen Hinweis oder Aufdruck auf dem Ticket, daß dieses nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Surf & Rail - Tickets der Deutschen Bahn AG, bei denen Fahrscheine über das Internet erworben und vom Empfänger selbst ausgedruckt werden können, werden unter den üblichen Voraussetzungen des § 34 UStDV als Fahrausweise anerkannt und zum Vorsteuerabzug zugelassen.

Bei Gutschriften mit Steuerausweis muß auf die Anwendung des richtigen Steuersatzes geachtet werden. Gerade bei Werkstätten, die ihre Leistungen mit 7 % in Rechnung stellen, kommt es manchmal vor, daß ihnen als Rechnungskorrektur Gutschriften oder Belastungen vom Kunden für den gleichen Vorgang mit einem Umsatzsteuersatz von 16 % erteilt werden.

Wird in Ausgangsrechnungen die Umsatzsteuer unberechtigterweise oder höher ausgewiesen als gesetzlich geschuldet, muß der Unternehmer auch den Mehrbetrag an das Finanzamt zahlen (§ 14 c Abs. 1 UStG).

Beispiele:

• Steuerausweis für steuerfreien Umsatz, z. B. Ausfuhrlieferung,
• Steuerausweis 16 % anstatt 7 %.

Nimmt der Unternehmer jedoch durch Rechnungsberichtigung den gesonderten Umsatzsteuerausweis zurück, erhält er den Mehrbetrag vom Finanzamt zurück. Im Gegenzug muß dann der Kunde den Vorsteuerabzug hieraus dem Finanzamt zurückzahlen. Wirksam ist die Rechnungsberichtigung, wenn sie an den Leistungsempfänger abgesandt wurde und nicht als unzustellbar zurückkam. Die Vorsteuerrückzahlung an den Rechnungsaussteller ist nicht erforderlich.

Die Rechnungsberichtigung ist selbst dann zulässig, wenn darin trotz der Umsatzsteuerstornierung weiterhin das bisherige zivilrechtliche Bruttoentgelt gefordert wird (BFH, Urteil v. 19. September 1996, VR 41/94). Mehrere Rechnungen können in einer einzigen Korrekturmitteilung berichtigt werden. Darin muß erkennbar sein, auf welche Steuerbeträge sich die Berichtigung im Einzelnen bezieht.

Umsatzsteuer, die jemand in Rechnung stellt, obwohl er zum gesonderten Steuerausweis nicht berechtigt ist, muß vom Rechnungsaussteller an das Finanzamt abgeführt werden (§ 14 c Abs. 2 UStG); jedoch ist sie beim Leistungsempfänger nicht als Vorsteuer abzugsfähig. Erwirbt beispielsweise die Werkstatt ein Anlagegut für den Werkstattbereich von einem Nichtunternehmer, darf sie die Vorsteuer nicht absetzen, selbst wenn die Rechnung einen Umsatzsteuerbetrag ausweist. Sie kann sich nicht auf Irrtum oder Täuschung berufen. Hierzu § 14 c Abs. 2 UStG: "Der geschuldete Steuerbetrag kann berichtigt werden, soweit die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt worden ist. Die Gefährdung des Steueraufkommens ist beseitigt, wenn ein Vorsteuerabzug beim Empfänger der Rechnung nicht durchgeführt oder die geltend gemachte Vorsteuer an die Finanzbehörde zurückgezahlt worden ist. Die Berichtigung des geschuldeten Steuerbetrages ist beim Finanzamt gesondert schriftlich zu beantragen und nach dessen Zustimmung, in entsprechender Anwendung des § 17 Abs. 1, für den Besteuerungszeitraum vorzunehmen, in dem die Voraussetzungen eingetreten sind.

In den Umsatzsteuerrichtlinien 2000 wurde in Abschnitt 192 Abs. 6 und 7 ein Urteil des Bundesfinanzhofs vom 2. April 1998 übernommen, nachdem es nicht mehr möglich ist, Vorsteuern auch in den Fällen zu erstatten, in denen eine zu hohe Umsatzsteuer vom Vertragspartner in Rechnung gestellt worden ist. Die Finanzämter erstatten nur noch die Vorsteuern, die für den berechneten Umsatz richtigerweise hätten geltend gemacht werden müssen und nicht die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer. Das heißt, auch wenn ein Leistungserbringer 16 % Vorsteuer in Rechnung stellt, darf der Leistungsnehmer nur 7 % Vorsteuer verrechnen, wenn der ermäßigte Steuersatz zu berechnen gewesen wäre. Folge für jedes Unternehmen: In Rechnung gestellte Umsatzsteuer muß stets danach überprüft werden, ob die Leistung auch tatsächlich in dieser Höhe Umsatzsteuer auslöst.

In diesem Zusammenhang muß darauf hingewiesen werden, daß Rechnungsduplikate als solche gekennzeichnet werden müssen, damit der Rechnungsempfänger die Vorsteuer nicht mehrfach verrechnen kann. Die unbedachte Ausstellung eines nicht gekennzeichneten Rechnungsdoppels könnte zur Folge haben, daß der Aussteller die ausgewiesene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muß. Werkstätten können beispielsweise mit Kundenwünschen konfrontiert werden, daß zunächst erstellte Einzelrechnungen zu Sammelrechnungen gebündelt werden mögen oder daß aus anderen Gründen (z. B. Adressierung an andere Zweigniederlassung) Umschreibungen von Rechnungen erfolgen sollen. In all diesen Fällen muß verhindert werden, daß die Umsatzsteuer für den gleichen Vorgang mehrfach an das Finanzamt abzuführen ist. Entweder müssen die Vorrechnungen storniert und dem Empfänger hierfür eine Gutschrift erteilt werden oder es muß, entweder auf der ersten oder auf der späteren Rechnung, der Umsatzsteuerausweis unterbleiben, ggf. mit dem Hinweis, daß die Umsatzsteuer bereits abgerechnet worden ist oder es muß auf der Rechnung vermerkt werden, daß sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Die gleichen Folgen, nämlich das Entstehen von Steuerschulden, ergeben sich, wenn Vorausrechnungen mit Steuerausweis erstellt werden und es später nicht zu den berechneten Lieferungen oder sonstigen Leistungen kommt oder wenn aus Gefälligkeit Scheinrechnungen mit offenem Steuerausweis ausgestellt werden, ohne daß überhaupt eine Leistung oder nicht die berechnete, sondern eine andere zugrunde liegt.

Mindestens eine Kopie der ausgestellten Rechnungen, sowie alle erhaltenen Rechnungen müssen die Werkstätten zehn Jahre lang aufbewahren (§ 14 b, Abs. 1 UStG). Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum lesbar sein. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Falls Rechnungen elektronisch aufbewahrt werden, muß den zuständigen Finanzbehörden, für Zwecke der Umsatzsteuerkontrolle, das Einsehen, Herunterladen und Verwenden durch Online-Zugriff ermöglicht werden.