Zukünftig besteht eine verpflichtende Belegausgabe bei der Verwendung eines elektronischen Kassensystems. Die Belegausgabepflicht besteht für jeden Kassenumsatz wie beispielsweise die Bezahlung der Mittagesverpflegung in einer Kantine mittels Bargeldes oder elektronischer, vor Ort genutzter Zahlungsformen wie Geldkarten, virtueller Konten, Gutscheine sowie Guthabenkarten.
Damit sind auch die meisten Werkstätten von den Neuerungen betroffen.
Von der Belegausgabepflicht nicht betroffen ist die Entrichtung der Mittagsverpflegungspauschale per Lastschriftmandat oder direktem Abzug vom Werkstattlohn, da durch diese Bezahlmethoden keinen Kassenumsätze getätigt werden.
Für jeden Buchungsvorgang, das heißt für jeden einzelnen Geschäftsvorfall, muss ein Kassenbeleg (Bon) erstellt und den Kund*innen bzw. Werkstattbeschäftigten zur Verfügung gestellt werden. Die Belegerstellung und die Belegausgabe geschehen üblicherweise in Papierform von Hand zu Hand, sind aber wahlweise auch elektronisch möglich, das heißt per App oder E-Mail (§ 146a Abgabenordnung - AO).
Ausnahmen von der Belegpflicht - Ausnahmen per Antrag an das örtliche Finanzamt
Nach § 148 AO können die Finanzbehörden auf Antrag Erleichterungen bewilligen, wenn die Belegpflicht Härten mit sich bringt und wenn eine Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird. An die Härtefallregelung sind jedoch hohe Hürden gesetzt. Werkstätten müssen sorgfältig darlegen, dass sachliche oder persönliche Gründe vorliegen, die einen Härtefall begründen. Dies könnte z. B. der Fall sein, wenn die Belegausgabe wozu das Ausdrucken, Aushändigen und Entsorgen des Belegs zählt, den Umsatz beeinträchtigen würde, weil eine Warteschlange entsteht. Die Bewilligung ist auch rückwirkend möglich. Werkstätten können prüfen, ob für sie eine Befreiung von der Belegausgabepflicht bei der zuständigen örtlichen Finanzbehörde möglich ist.
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